A leltár tételes mennyiségi adatokat, és bekerülési, előállítási értéket tartalmaz. A könyvkiadók esetében a könyv, mint saját előállítású készletelem (késztermék) címenként kerül értékelésre. A főszabály az, hogy ezt az értéket utókalkulációval kell megállapítani, figyelembe véve az összes olyan felmerült és a jövőben felmerülő kiadást, amely:
- a mű előállítása kapcsán közvetlenül felmerül (jogdíj, nyomdaköltség stb.);
- az előállítással szoros kapcsolatban van és
- megfelelő mutatókkal a termékre felosztható (például havidíjas szerkesztő bére és járuléka órabontás alapján). (Számviteli tv. 51. és 62.§-a)
Az egy előállított termékre jutó költséget nevezzük közvetlen önköltségnek. Ezzel az önköltséggel kell a tételes leltár darabszámát beszorozni, és megállapítani a leltározott saját késztermékek főkönyvi könyvelésbe kerülő értékét, mérlegértékét. A szintetikus könyvelésben rá kell állni a utókalkulált készletértékre, az évközi könyveléshez képest adódó eltérést rendezni kell a ráfordításokkal (8-s számlaosztály) szemben.
Tiltott az értékesítési, igazgatási és általános költségek beállítása az utókalkulációba. Sajnos ennek következtében a %-s royalty is, mivel az eladáshoz kötődik felmerülése. Azonban az előre fizetett minimum garantált royalty már lehet előállítási költség és a közvetlen önköltség része. Hasonló módon a nyomdaszámlán feltüntetett fuvarköltség is bekerülhet a közvetlen költségek közé.
A kisebb vállalkozások részére – akik mikrovállalkozói beszámolót, vagy egyszerűsített éves beszámolót nyújthatnak be, a számviteli törvény ad egy alternatív értékelési lehetőséget is, amely szerint a közvetlen önköltség megállapítható az eladási árból a még várhatóan felmerülő költségek és kalkulált haszon levonásával. (98. § (b))
Nézzünk egy egyszerűsített példát erre:
Novemberben 2000 példányban megjelenő könyv ára 2000 Ft. A nyomdaköltség és szállítási költség 550.000 Ft. A külföldi ügynökségnek fizetendő jogdíj 1000 $ (250.000 Ft), és eladásonként 5% royalty, a számla még nem érkezett meg. Szerkesztők, lektorok, fordítók számlái 300.000 Ft. A kiadó a terjesztővel 50% árrésben állapodik meg. Az előállítási költségek feletti átlagos haszonkulcs 40%. A december 31-i fordulónapi leltár 1500 db kiadónál és terjesztőnél bizományba adott készletet tartalmaz . (A számításokat Áfa nélkül végzem.)
- Hagyományos utókalkuláció közvetlen költséggel: várható alapjogdíj, nyomdaköltség, kiadói költségek:1.100.000 Ft. A közvetlen önköltség 550 Ft/db. Készletérték 825.000 Ft. Értékesítés közvetlen költsége 500 db x 550 Ft/db azaz 275.000 Ft. Értékesítés bevétele 500.000 Ft. Realizált haszon 225.000 Ft ,45%.
- Kisvállalkozói alternatív megoldás: eladási ár a kiadónál 1000 Ft. Csökkentve a kalkulált haszonnal (40%) 600 Ft, csökkentve a be nem érkezett jogdíj számlával 250.000 Ft/ 2000 db, azaz 125 Ft-tal, a közvetlen önköltség 475 Ft/db. Készletérték 712.500 Ft, értékesítés közvetlen költsége 237.500 Ft. Realizált haszon 262.500 Ft, 52,5%.
A második esetben a készlet alulértékelt, a realizált eredmény felülértékelt, de rögtön hozzátesszük, hogy a késve beérkező jogdíjszámla, mint még várható költség a következő év rezsikiadásait fogja növelni. Eltérés oka még a kalkulált – átlagos, vagy tervezett haszon és a tényleges haszon közötti különbség is.
A készletek mérlegértékének megállapításakor lehetséges értékvesztés elszámolása. Erről itt olvashatnak.